Avvisare clienti e fornitori della messa in liquidazione della società non è solo una questione di cortesia commerciale: fa parte di una gestione ordinata della chiusura, serve a prevenire contenziosi e, in molti casi, è anche un riflesso di obblighi legali più generali di correttezza e trasparenza. Quando l’assemblea delibera lo scioglimento e la messa in liquidazione e l’operazione viene iscritta al Registro delle Imprese, la società non “sparisce”, ma entra in una fase diversa, disciplinata dagli articoli 2484 e seguenti del codice civile per le società di capitali, in cui l’obiettivo non è più fare business ma trasformare l’attivo in denaro e pagare i creditori, sotto la guida del liquidatore.
Il primo modo, quasi “silenzioso”, con cui si avvisano tutti gli interlocutori è l’aggiornamento formale della denominazione sociale. Per le società in liquidazione è previsto che la ragione sociale venga integrata con l’indicazione “in liquidazione” e che questa dicitura compaia in tutti gli atti e nella modulistica societaria. Le istruzioni delle Camere di Commercio richiamano espressamente questo requisito quando si depositano i modelli per scioglimento e liquidazione, precisando che la denominazione deve contenere la dicitura di società in liquidazione una volta iscritta la relativa delibera al Registro delle Imprese. Di fatto, ciò significa che da quel momento la formula “Alfa S.r.l.” diventa “Alfa S.r.l. in liquidazione” su carta intestata, fatture, conferme d’ordine, sito web, firme email e ogni documento ufficiale. Questo aggiornamento è già un avviso permanente, che tutela i terzi perché li mette nella condizione di sapere che hanno a che fare con una società che non proseguirà l’attività in via ordinaria, ma sta chiudendo i conti.
Accanto a questo adeguamento formale, è opportuno pianificare una comunicazione diretta ai principali clienti e fornitori. Prima di scrivere qualsiasi cosa conviene fare, internamente, una sorta di “mappatura mentale”: quali sono i partner con cui i rapporti economici sono più rilevanti, quali contratti sono in corso, chi vanta crediti importanti verso la società e verso chi, invece, la società è debitrice in misura consistente. La liquidazione, infatti, non cancella automaticamente i contratti, ma li trascina in una fase in cui tutte le scelte del liquidatore devono essere coerenti con l’interesse della massa dei creditori e con la corretta chiusura dei rapporti in essere.
Per i fornitori strategici o più esposti è ragionevole utilizzare un canale formale, come una comunicazione su carta intestata o, meglio ancora, una PEC, se il rapporto è tra soggetti dotati di posta certificata. Nel testo la cosa essenziale è collocare subito l’informazione chiave: l’assemblea dei soci ha deliberato lo scioglimento e la messa in liquidazione in data X; la delibera è stata iscritta al Registro delle Imprese in data Y; è stato nominato il liquidatore nella persona di Tizio, con i relativi recapiti. In questo modo il destinatario è messo a conoscenza non solo del fatto che la società è in liquidazione, ma anche di chi è l’interlocutore legale e operativo da quel momento in poi.
Subito dopo è utile spiegare in termini semplici che cosa comporta, nella pratica, la liquidazione per il rapporto in corso. Nel caso di un fornitore, il liquidatore può chiarire se intende proseguire temporaneamente determinati contratti perché ritenuti necessari alla miglior realizzazione dell’attivo (per esempio servizi essenziali, manutenzioni, utilities), oppure se ha deciso di sospendere o risolvere alcuni rapporti, indicando tempi e modalità. Se la società è debitrice verso quel fornitore, la comunicazione dovrebbe anche specificare come saranno gestiti i pagamenti, ricordando che l’obiettivo è soddisfare i creditori in modo ordinato e, per quanto possibile, proporzionale, evitando favoritismi che potrebbero essere contestati in seguito.
Con i clienti il tono e i contenuti vanno calibrati in modo leggermente diverso. Un cliente che ha ordini in corso, canoni pagati anticipatamente, abbonamenti o servizi prepagati ha bisogno di sapere se il servizio proseguirà per un certo periodo o se verrà interrotto, e come verranno gestiti eventuali crediti che vanta verso la società (per esempio corrispettivi già versati per forniture non ancora eseguite). Una comunicazione ben fatta indica con sufficiente chiarezza che cosa accadrà ai contratti in essere, se sono previste proposte di subentro da parte di altri operatori, se è possibile concordare modalità di chiusura anticipata senza penali e, in generale, quale canale utilizzare per inviare eventuali domande di rimborso o di accredito. Dal punto di vista giuridico, il cliente diventa un creditore come gli altri e potrà attivarsi per il recupero secondo le regole ordinarie, ma una comunicazione trasparente evita fraintendimenti e, spesso, contenziosi.
La forma della lettera può rimanere relativamente standard, adattata di volta in volta al ruolo dell’interlocutore. Una struttura tipica parte dall’intestazione con la nuova denominazione “in liquidazione”, prosegue con l’indicazione dell’oggetto (ad esempio “Comunicazione di messa in liquidazione della società”), espone in poche righe i dati essenziali della delibera assembleare e della nomina del liquidatore, spiega le conseguenze operative per il rapporto con il destinatario e si chiude indicando un referente (email, telefono, PEC) a cui indirizzare richieste o chiarimenti. È importante che il testo sia sobrio e chiaro, senza allarmismi, ma anche senza minimizzare la portata del cambiamento, perché i terzi devono essere messi nella condizione di prendere decisioni informate, ad esempio sulla prosecuzione o meno dei rapporti commerciali.
Oltre alle comunicazioni individuali, è opportuno curare anche i canali “generali”. Il sito internet aziendale, ove presente, dovrebbe riportare in modo ben visibile la nuova denominazione in liquidazione nelle pagine legali, nel footer e nella sezione contatti. La stessa cosa vale per le condizioni generali di contratto, per i modelli di ordine, per eventuali brochure o materiali commerciali ancora in uso: ogni documento che presenta la società all’esterno deve evitare di dare l’impressione di una normale operatività quando, in realtà, l’azienda è in fase di liquidazione. Questo tipo di aggiornamento non è solo buona prassi di trasparenza, ma è anche coerente con l’obbligo generale di usare la denominazione corretta su atti e corrispondenza.
La gestione dei crediti e dei debiti merita un’attenzione specifica nella comunicazione. La liquidazione non cancella automaticamente i crediti della società verso i clienti: il liquidatore ha il dovere di attivarsi per incassarli, anche ricorrendo, se necessario, a diffide e azioni giudiziarie. Allo stesso modo, i creditori della società non devono cambiare, in linea di principio, le modalità ordinarie di recupero del proprio credito, se non il fatto di indirizzare le loro iniziative al liquidatore, che è il nuovo referente. Per questo, nelle comunicazioni verso chi è debitore, è utile ricordare che le fatture emesse restano dovute e indicare chiaramente le coordinate bancarie e le modalità di pagamento aggiornate. Verso chi vanta un credito, invece, può essere utile suggerire di inviare, se lo desiderano, una formale richiesta scritta o una ricognizione del credito alla PEC della società in liquidazione, così che il liquidatore possa tenerne conto nel quadro complessivo dei debiti.
Dal punto di vista del tono, avvisare clienti e fornitori della messa in liquidazione significa muoversi su una linea sottile tra la necessità di rispettare la verità dei fatti e il desiderio di preservare, per quanto possibile, i rapporti personali e professionali costruiti negli anni. Un linguaggio trasparente, che non nasconde le difficoltà ma mette in risalto la volontà di gestire in modo ordinato i rapporti, può contribuire a mantenere un clima collaborativo. Frasi che riconoscono il valore del rapporto pregresso, pur nella consapevolezza della chiusura, aiutano ad abbassare la tensione e, talvolta, a ottenere maggiore disponibilità da parte dei creditori nel concordare soluzioni pratiche.
È utile anche ricordare che la liquidazione può essere volontaria o conseguenza di situazioni di crisi più gravi. Nel primo caso, spesso la società decide autonomamente di cessare l’attività e distribuire l’eventuale residuo ai soci, seguendo il percorso previsto dal codice civile; nel secondo caso, possono intervenire procedure sotto la supervisione del tribunale e del curatore, con regole più rigide. In entrambi gli scenari, però, i principi di correttezza verso clienti e fornitori rimangono fondamentali, e una comunicazione chiara è uno degli strumenti con cui il liquidatore dimostra di tenere conto non solo delle norme, ma anche delle relazioni umane che hanno sostenuto la vita dell’impresa.
Infine, anche se molte aziende scelgono di gestire in autonomia queste comunicazioni, è prudente coordinarsi con il proprio commercialista, con il notaio che ha seguito la delibera di scioglimento o con un legale di fiducia. La messa in liquidazione è un momento delicato, in cui errori formali o messaggi ambigui possono avere riflessi concreti sui tempi e sui costi di chiusura della società. Una volta definita, con i professionisti, la linea da seguire, diventa più semplice tradurla in lettere, email e PEC che informano correttamente clienti e fornitori e accompagnano, con il massimo ordine possibile, l’uscita della società dal mercato.