La procura per asta telematica è un atto scritto con cui una persona (il mandante) autorizza un’altra (il mandatario) a rappresentarla e ad operare al suo posto durante un’asta svolta su piattaforma elettronica. Serve a dare piena legittimazione a compiere atti concreti come inserire offerte, accettare aggiudicazioni, firmare documenti necessari e ricevere comunicazioni ufficiali, garantendo che tutte le operazioni siano valide dal punto di vista formale e processuale secondo le regole della piattaforma e della normativa applicabile.
Come scrivere una Procura per asta telematica
Per redigere una procura valida per partecipare a un’asta telematica è necessario che il documento contenga, in modo chiaro, completo e senza ambiguità, tutti gli elementi che consentono di identificare le parti, definire il mandato e assicurare la piena efficacia dell’autorizzazione nell’ambito tecnico-giuridico dell’asta online. Innanzitutto la procura deve indicare con precisione i dati anagrafici del delegante: nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza o domicilio, codice fiscale e dati del documento di identificazione (tipo di documento, numero, ente che lo ha rilasciato e data di rilascio); se il delegante è una persona giuridica occorrono la ragione sociale, la sede legale, il numero di iscrizione al registro delle imprese, la partita IVA, il nome del rappresentante legale e il riferimento agli atti societari che ne autorizzano la sottoscrizione. Allo stesso modo è indispensabile identificare il mandatario o procuratore con gli stessi dati anagrafici e di documento, e, se applicabile, specificare eventuali poteri di sostituzione o di nomina di subprocure.
La procura deve descrivere con precisione l’oggetto e l’estensione del potere conferito: autorizzazione a partecipare alla procedura telematica indicandone la piattaforma e l’avviso d’asta di riferimento (data, numero di gara, URL o altri riferimenti univoci), i lotti per i quali si conferisce il mandato e, se necessario, i relativi codici o riferimenti identificativi. Va espressamente autorizzato il compimento di tutte le operazioni necessarie e consequenziali alla partecipazione, quali l’iscrizione sulla piattaforma, l’accettazione online del disciplinare d’asta e delle condizioni generali, la presentazione di offerte, il rilancio e l’impostazione di limiti massimi di offerta (se previsti), la costituzione di cauzioni o versamenti garantiti, nonché la ricezione o sottoscrizione di aggiudicazioni, di documenti di gara e di quietanze. La procura dovrebbe altresì prevedere facoltà di accettare o rifiutare condizioni particolari poste dall’offerente/asta, firmare e ritirare eventuale contratto o bolla di vendita, pagare oneri, commissioni, imposte e spese a carico del delegante, chiedere e ricevere fatture e documenti fiscali, e compiere le operazioni di ritiro, ritiro con delega di beni aggiudicati e di registrazione a nome del delegante.
È importante disciplinare le modalità di esecuzione del mandato: specificare se la procura è valida esclusivamente per quella singola asta, per un insieme di lotti o per un arco temporale determinato; indicare eventuali limiti finanziari (massimali di spesa, limiti per singola offerta o per somma complessiva), condizioni di pagamento autorizzate (modalità e termini, eventuale delega a firmare ricevute o quietanze), e l’eventuale facoltà di avvalersi di firme elettroniche o digitali conformi alla normativa vigente (in particolare il riconoscimento della firma digitale, firma elettronica qualificata o strumenti di identificazione elettronica previsti dalla piattaforma). Se il delegante è soggetto estero, la procura deve inoltre indicare il domicilio fiscale in Italia, le modalità di legalizzazione o apostillamento richieste e la lingua in cui si intende redigere o tradurre il documento.
Dal punto di vista probatorio la procura deve essere sottoscritta con modalità che ne garantiscano autenticità e opponibilità: la firma autografa del delegante eventualmente autenticata da notaio o altro pubblico ufficiale, la sottoscrizione digitale qualificata, la trasmissione tramite PEC quando richiesto dalla procedura o dalla piattaforma d’asta, e l’allegazione di copia del documento di identità del delegante e del mandatario. Per le società è spesso richiesta la documentazione che comprovi i poteri del rappresentante che firma la procura (visura camerale aggiornata, verbale di nomina, delibera degli organi sociali). La procura dovrebbe inoltre contenere una dichiarazione sulla capacità di agire del delegante e, se rilevante, un comma che limiti o escluda responsabilità del mandatario oltre i limiti del mandato.
Dal punto di vista della tutela dei dati personali è opportuno inserire nel testo la specifica autorizzazione al trattamento dei dati personali ai fini della procedura d’asta, con indicazione che i dati potranno essere comunicati agli operatori della piattaforma, all’aggiudicatore, agli enti coinvolti e ai professionisti incaricati, nel rispetto della normativa applicabile (ad esempio GDPR) e con l’indicazione di eventuali condizioni per la conservazione e la comunicazione. Qualora la piattaforma richieda specifici documenti o formati, la procura deve richiamarli espressamente o essere corredata dagli allegati necessari (modulo di iscrizione, delega per ritiro, certificati ecc.). Infine è buona pratica indicare luogo e data di sottoscrizione, prevedere una clausola di revoca e la durata della procura, nonché una dichiarazione che il delegante prende atto dei rischi connessi alla partecipazione telematica e delle condizioni economiche e contrattuali dell’asta. Poiché requisiti e formalità possono variare in funzione della giurisdizione e della piattaforma, è consigliabile verificare i requisiti specifici dell’operatore d’asta o rivolgersi a un professionista legale o a un notaio per redigere o autenticare una procura conforme alla normativa applicabile.
Esempio Procura per asta telematica
PROCURA SPECIALE PER PARTECIPAZIONE AD ASTA TELEMATICA
Il/La sottoscritto/a ___________________, nato/a a ___________________ (prov. ______) il ___________________, codice fiscale ___________________, residente in ___________________, via ___________________ n. ___________________, documento d’identità: tipo ___________________ n. ___________________ rilasciato da ___________________ in data ___________________,
con la presente nomina e costituisce suo procuratore speciale il/la Sig./Sig.ra ___________________, nato/a a ___________________ (prov. ______) il ___________________, codice fiscale ___________________, residente in ___________________, via ___________________ n. ___________________, documento d’identità: tipo ___________________ n. ___________________ rilasciato da ___________________ in data ___________________,
affinché in nome, per conto e nell’interesse del/della mandante:
1) partecipi all’asta telematica indetta da ___________________ e/o sulla piattaforma telematica ___________________, relativa al procedimento/bando/registro n. ___________________ per il lotto/immobile/bene descritto come ___________________;
2) compia tutte le operazioni necessarie o comunque utili per la partecipazione e la prosecuzione dell’asta telematica, ivi comprese, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: presentare offerte e rilanci, formulare e ritirare offerte, accettare e rinunciare a condizioni, formulare dichiarazioni, pagare cauzioni e depositi, sottoscrivere documenti e dichiarazioni previste dal bando d’asta o dalla piattaforma, ricevere comunicazioni, notifiche e aggiudicazioni;
3) costituire cauzione o versare somme a titolo di deposito, saldo prezzo, imposte e spese, anche mediante emissione e firma di assegni, mandate di pagamento o altre modalità consentite, nonché ricevere e quietanzare le relative ricevute;
4) sottoscrivere ogni atto, processo verbale, dichiarazione, procura/delibera sostitutiva e documentazione necessaria per la partecipazione all’asta, per la eventuale aggiudicazione e per il perfezionamento dell’acquisto;
5) richiedere, ottenere e ritirare copie di atti, certificati, documenti e autorizzazioni inerenti l’oggetto dell’asta;
6) conferire, ove ritenuto necessario, sub-procure e deleghe a terzi, integrarle e revocarle, fissandone i limiti e i poteri;
7) compiere ogni altra operazione, attività o adempimento utile e/o necessario ai fini dell’esecuzione della presente procura, con facoltà di sostituzione.
La presente procura è conferita con tutte le facoltà necessarie per l’espletamento dei poteri sopra indicati, ivi comprese le facoltà di compiere atti di straordinaria amministrazione, a meno che diversamente e specificamente limitato nel presente atto.
La presente procura ha validità fino al ___________________ salvo revoca anticipata comunicata nei termini previsti dalla normativa o dal regolamento della piattaforma d’asta.
Luogo di rilascio: ___________________ Data: ___________________
Firma del/la mandante: ___________________
Accettazione del/la procuratore (facoltativa): Io sottoscritto/a ___________________ dichiaro di accettare la procura conferita e di assumere l’incarico ai sensi sopra indicati.
Firma del/la procuratore: ___________________