È un mandato scritto con cui il titolare di un’invenzione autorizza un mandatario (consulente in proprietà industriale, avvocato o altro rappresentante) a gestire lo sviluppo e la tutela del brevetto. Serve a conferire i poteri necessari per depositare e seguire le domande, gestire comunicazioni con gli uffici brevetti nazionali e internazionali, curare opposizioni, rinnovi, licenze o azioni di tutela e, più in generale, a prendere decisioni operative sulla strategia di sfruttamento e difesa dell’invenzione; così si assicura la continuità procedurale, la corretta gestione delle scadenze e la possibilità di agire all’estero, previa definizione formale dei poteri, della durata e delle modalità di revoca.
Come scrivere una Procura per sviluppo brevetti
Per predisporre una Procura destinata allo sviluppo e alla gestione di pratiche brevettuali è necessario inserire con chiarezza tutti gli elementi che consentano all’ufficio brevetti, all’agente e a terzi di individuare il soggetto conferente, il rappresentante autorizzato, l’oggetto della procura e la portata dei poteri conferiti. La Procura deve quindi identificare pienamente il mandatario e il mandante con nome e cognome o ragione sociale, domicilio o sede legale completa, codice fiscale o partita IVA, numero di iscrizione nel registro delle imprese quando si tratta di soggetto societario, e dati di contatto pertinenti; se il conferente è una persona fisica è utile indicare il documento d’identità e il relativo numero, la data e il luogo di emissione, mentre per le società occorre indicare chi sottoscrive la procura in quale qualità (amministratore unico, presidente del consiglio di amministrazione, procuratore speciale ecc.) allegando prova della rappresentanza (delibera, visura camerale aggiornata o delega interna). Devono essere altresì precisati il luogo e la data di emissione della procura e la firma del conferente; quando richiesto dalla normativa di uno specifico ufficio, la firma può necessitare di autenticazione notarile, legalizzazione o apposizione di apostille, o di registrazione presso organi competenti: è importante indicare esplicitamente eventuali requisiti formali e allegare i documenti che attestano la capacità del firmatario.
Il contenuto deve descrivere con precisione l’oggetto della procura, ossia le invenzioni e le relative domande di brevetto cui si riferisce l’incarico; ciò può avvenire citando titoli, numeri di pratica o di domanda già esistenti, allegando una copia della domanda o della descrizione tecnica, oppure definendo il campo di attività (presentazione di nuove domande nazionali, PCT, EPO, deposito europeo, prosecuzione e gestione di pratiche in fase nazionale ed estera). È opportuno precisare se la procura concerne esclusivamente l’attività di deposito e prosecuzione delle domande o se include anche la negoziazione e la sottoscrizione di atti traslativi o negoziali quali licenze, cessioni, stipule di accordi di riservatezza, accordi di collaborazione, patti di co-sviluppo, o la gestione di controversie e procedure giudiziarie o amministrative (opposizioni, ricorsi, azioni di nullità, procedure di rilascio, accordi transattivi). La definizione dello scopo evita ambiguità su poteri negoziali e compromessi.
Devono essere chiaramente indicati i poteri specifici conferiti: la facoltà di depositare domande, di firmare e protocollare documenti, di pagare tasse e ricevute, di ricevere notifiche e rimborsi, di presentare dichiarazioni di priorità e di provvedere alle relative attestazioni e traduzioni, di richiedere proroghe, di richiedere esami, di rispondere a osservazioni ufficiali, di emendare documenti, di presentare frazionamenti, divisionali o continuations, nonché la possibilità di nominare corrispondenti o sostituti in altre giurisdizioni. Se si intendono delegare anche poteri per stipulare licenze o cessioni in nome e per conto del conferente, o per incassare somme derivanti da tali atti, questo deve essere espresso esplicitamente e, se del caso, limitato a determinate condizioni economiche o approvazioni preventive. Allo stesso modo, se la procura include l’autorità a costituirsi o difendersi in procedure amministrative o giudiziarie, è bene precisare fino a quale fase processuale si estende tale potere.
Devono inoltre comparire informazioni operative richieste dagli uffici: l’indirizzo per la domiciliazione e per la notifica degli atti, l’indirizzo e-mail o PEC a cui inviare comunicazioni, le modalità per il trattamento di documenti riservati e la dichiarazione di consenso al trattamento dei dati personali se necessaria. In presenza di richieste di priorità, la procura dovrebbe autorizzare esplicitamente il rappresentante a richiederla, ad acquisire e a trasmettere i documenti di priorità necessari, e ad ottenere copie certificate di tali documenti presso gli uffici competenti. Se la procura riguarda pratiche internazionali (PCT, EPO, EPC) è utile indicare l’autorizzazione a completare le formalità di ingresso nella fase nazionale, a designare stati e a selezionare procedure accelerate o altre opzioni strategiche.
La durata della procura e le condizioni di revoca devono essere indicate: la procura può essere conferita per un periodo determinato o fino al completamento di determinate pratiche; deve essere chiarito come il conferente può revocarla (per esempio per iscritto e con comunicazione agli uffici competenti), e quale effetto abbia la revoca nei confronti di atti già compiuti dal mandatario. È consigliabile inserire clausole che stabiliscano l’obbligo del mandatario di informare tempestivamente il conferente sugli sviluppi rilevanti, di rendicontare attività e spese e di ottenere autorizzazioni per atti straordinari o con impatto patrimoniale significativo.
Per questioni di evidenza e praticità vanno specificati anche eventuali limiti territoriali dell’incarico (paesi o uffici esclusi o inclusi), i poteri di sub-delegazione, e le modalità di gestione economica: la procura dovrebbe prevedere chi è responsabile del pagamento delle tasse ufficiali, degli onorari e delle spese, se il mandatario è autorizzato a rimborsare sé stesso o terzi, e come devono essere documentate tali uscite. Nell’ambito di rapporti con terze parti e dell’eventuale trasferimento di diritti, è utile contemplare garanzie circa la titolarità dei diritti da parte del conferente (dichiarazione di inventorship, cessione o impegno a cedere i diritti dei collaboratori) e prevedere l’impegno alla riservatezza su informazioni tecniche e commerciali.
Infine, per evitare problemi pratici e legali, la Procura dovrebbe essere redatta rispettando le formalità richieste dall’ufficio competente o dallo Stato in cui verrà utilizzata; questo include la lingua della procura (talvolta è necessaria la traduzione giurata), la forma della firma e le eventuali autenticazioni. Allegare documenti di supporto quali copia della domanda o descrizione tecnica, visure camerali, delibere societarie, documenti d’identità e attestazioni di titolarità rende la procura completa e immediatamente utilizzabile, riducendo il rischio di obiezioni formali che potrebbero rallentare lo sviluppo del brevetto. Per casi particolarmente complessi o per operazioni internazionali è comunque consigliabile avvalersi della consulenza di un professionista abilitato nella giurisdizione interessata per conformare la Procura alle specifiche normative locali.
Esempio Procura per sviluppo brevetti
PROCURA SPECIALE PER LO SVILUPPO DI BREVETTI
Il/La sottoscritto/a
Nome e Cognome: ___________________
Nato/a a: ___________________ il: ___________________
Codice Fiscale: ___________________
Cittadinanza: ___________________
Residente in: ___________________
Via/Piazza: ___________________ n. ____ CAP: _______
Documento d’identità (tipo e n.): ___________________
Rilasciato da: ___________________ il: ___________________
In qualità di: (indicare se inventore, titolare, legale rappresentante di società, ecc.) ___________________
Denominazione della società (se applicabile): ___________________
Sede legale: ___________________
Partita IVA: ___________________
Con la presente conferisce procura speciale
a:
Nome e Cognome / Ragione sociale del procuratore: ___________________
Nato/a / Sede legale: ___________________
Codice Fiscale / Partita IVA: ___________________
Iscrizione albo/professione (se applicabile): ___________________
Residente/domiciliato in: ___________________
Via/Piazza: ___________________ n. ____ CAP: _______
Documento d’identità (tipo e n.): ___________________
Affinché, in nome, per conto e nell’interesse del mandante sopra indicato, lo/la rappresenti e compia tutti gli atti necessari, utili e consequenziali per lo sviluppo, la tutela e la valorizzazione di invenzioni e brevetti relativi a:
Titolo dell’invenzione/progetto: ___________________
Codice / riferimento interno (se applicabile): ___________________
Poteri conferiti (senza limitazione), fra gli altri:
1) Depositare domande di brevetto nazionali, europee e internazionali (incluso PCT) presso Ufficio Italiano Brevetti e Marchi, European Patent Office, World Intellectual Property Organization e qualsiasi altro ufficio o Autorità nazionale o internazionale competente; predisporre, firmare e presentare ogni atto, dichiarazione, richiesta, istanza e documentazione necessaria per il deposito e la prosecuzione delle domande di brevetto;
2) Seguire le procedure di esame, opposizione, ricorso, proroga, rinnovo, annullamento e ogni altra procedura amministrativa o giudiziaria relativa ai brevetti; proporre e seguire azioni giudiziarie o amministrative per la tutela dei diritti di brevetto, anche con il patrocinio e il conferimento di mandato ad avvocati o consulenti;
3) Procedere al pagamento di tasse, diritti, oneri, depositi cauzionali e qualsiasi somma dovuta agli Uffici brevettuali, enti pubblici e privati, tramite bonifico, assegno o altra forma di pagamento; ricevere ricevute, quietanze e rilasciare relative liberatorie;
4) Sottoscrivere accordi di riservatezza (NDA), contratti di licenza d’uso, cessione di diritti, trasferimento tecnologico, contratti di collaborazione, cooperazione e sviluppo con terzi, e ogni altro atto volto alla valorizzazione economica dei diritti di proprietà industriale;
5) Accettare, rifiutare, negoziare, firmare, modificare, integrare e risolvere contratti relativi ai brevetti e alle invenzioni; stabilire termini, condizioni economiche, royalties, garanzie e modalità di esecuzione; incassare e quietanzare somme derivanti da licenze o cessioni;
6) Delegare, nominare mandatari, consulenti tecnici, agenti in Italia e all’estero, procuratori, curatori speciali e sostituti per tutta o parte dell’attività oggetto della presente procura; conferire a questi ultimi i necessari poteri di rappresentanza e sostituzione;
7) Richiedere, ottenere, ritirare certificati, attestazioni, copie, estratti, copie conformi, traduzioni asseverate e depositi di materiale; effettuare depositi di campioni, disegni, prototipi, modelli o documentazione tecnica presso istituti, laboratori e uffici competenti;
8) Eseguire ogni pratica doganale, amministrativa e fiscale inerente alla esportazione/importazione di campioni o prototipi; richiedere agevolazioni, finanziamenti, contributi pubblici/privati, incentivi fiscali e partecipare a bandi o procedure di finanziamento;
9) Effettuare comunicazioni e scambi di documentazione con clienti, partner, co-inventori, università, centri di ricerca, aziende e consulenti; firmare dichiarazioni e attestazioni richieste;
10) Compire tutti gli atti necessari per la registrazione, mantenimento, difesa, esercizio e trasferimento dei diritti di brevetto, compresa la cessazione o rinuncia ai medesimi, ove ritenuto opportuno in relazione all’interesse del mandante.
Durata della procura: valida fino al: ___________________ salvo revoca nei modi di legge.
Domicilio agli effetti della presente procura: per il mandante: ___________________ ; per il procuratore: ___________________
Il mandante dichiara e garantisce che il conferimento della presente procura non è in contrasto con alcun obbligo contrattuale o normativa vigente e che il procuratore potrà compiere gli atti sopra indicati anche mediante firma digitale, sottoscrizione elettronica o telematica ove consentito.
Luogo: ___________________
Data: ___________________
Firma del/della Mandante:
___________________
Accettazione del Procuratore:
Io sottoscritto/a ___________________ dichiaro di accettare la presente procura e i poteri ivi conferiti e di svolgere l’incarico nel rispetto delle normative vigenti.
Firma del Procuratore:
___________________
Eventuali allegati:
1) Copia documento di identità del Mandante: ___________________
2) Copia documento di identità del Procuratore: ___________________
3) Documentazione tecnica relativa all’invenzione: ___________________