La procura per accesso agli atti è un atto scritto con cui una persona incarica un’altra a richiedere e ottenere, presso una pubblica amministrazione o un soggetto titolare di documenti, la visione e la copia di atti amministrativi a suo nome. Serve a delegare formalmente la rappresentanza nelle pratiche di accesso, facilitando l’istruttoria, la raccolta di documentazione e il rispetto di termini procedurali quando il titolare non può occuparsene personalmente. Per essere efficace deve indicare chiaramente il delegante, il delegato, l’oggetto dell’incarico e la firma del delegante; in alcuni casi la pubblica amministrazione può richiedere una forma di autenticazione o ulteriori informazioni.
Come scrivere una Procura per accesso agli atti
Nel redigere una procura destinata a consentire a un terzo l’accesso agli atti amministrativi è fondamentale fornire una identificazione chiara e completa del rappresentato: nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio e, se diverso, indirizzo per le comunicazioni, oltre all’indicazione di un recapito telefonico o di posta elettronica. Devono analogamente essere precisati i dati anagrafici e fiscali del mandatario o delegato cui si conferisce la procura, eventualmente con l’indicazione della qualifica professionale se rilevante (ad esempio avvocato, consulente), e l’indirizzo dove il delegato intende ricevere comunicazioni. La procura deve contenere una dichiarazione espressa di conferimento del potere, formulata in modo inequivocabile, che specifichi la facoltà autonoma e i limiti del mandato: se il procuratore può soltanto presentare l’istanza di accesso, ritirare copie degli atti, sottoscrivere richieste, richiedere certificazioni, compiere eventuali integrazioni documentali, proporre ricorso amministrativo o giudiziario, oppure eventuali combinazioni di queste attività.
È necessario indicare con precisione l’oggetto dell’accesso, ossia quali documenti o fascicoli si richiedono: titolo o natura dell’atto, numero di protocollo o di procedimento amministrativo, ufficio o amministrazione destinataria dell’istanza e, se possibile, il periodo di riferimento o altri elementi identificativi che permettano di individuare senza equivoci la documentazione richiesta. La procura dovrebbe altresì riportare la durata del mandato o la sua eventuale scadenza, e l’eventuale facoltà del delegato di conferire ulteriori sub-deleghe; se il mandato è limitato a un singolo atto, questo va esplicitato. Vanno indicate data e luogo di redazione della procura e apposta la firma autografa del delegante; quando richiesto dalla prassi dell’amministrazione destinataria o dalla normativa specifica, la firma del delegante può dover essere autenticata da un pubblico ufficiale o accompagnata dalla copia di un documento di identità in corso di validità. Se la presentazione avviene in modalità telematica, è opportuno chiarire se la procura è sottoscritta digitalmente e allegare, se necessario, copia del documento d’identità o indicare la casella PEC del delegante per la ricezione di notifiche.
Per ragioni di tutela della privacy e per consentire all’amministrazione di trattare i dati personali necessari all’evasione della richiesta, la procura dovrebbe contenere una dichiarazione di consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento europeo 2016/679, o essere accompagnata da una informativa/consenso separata. È utile, anche per evitare contestazioni, specificare se il delegato è autorizzato a ritirare copie conformi, firme per ricevute, rilasciare ricevute di ricezione, e ad assumere eventuali spese connesse all’accesso; in caso di necessità di ricevere documentazione originale o certificata, va precisato se il delegato può richiedere che i documenti siano rilasciati in copia conforme o in altra forma legalmente valida. Quando la procura è destinata a procedimenti per i quali la legge richiede una procura speciale (ad esempio atti processuali davanti al giudice), occorre richiamare la normativa specifica e prevedere la forma richiesta dalla procedura.
Infine, per agevolare il procedimento amministrativo, è prassi allegare alla procura copia del documento di identità del delegante e del delegato, nonché ogni altro documento che attesti la titolarità dell’interesse ad accedere o l’esistenza del rapporto che giustifica la delega. Una redazione chiara, con indicazione puntuale dell’amministrazione destinataria e della documentazione oggetto di accesso, della firma e della data, nonché degli allegati identificativi e del consenso al trattamento dei dati, riduce il rischio di rifiuti o richieste integrative e facilita l’effettiva esercitazione del diritto di accesso.
Esempio Procura per accesso agli atti
PROCURA SPECIALE PER ACCESSO AGLI ATTI
Il/La sottoscritto/a
Nome e Cognome: _________________________________
Nato/a a: _________________________________ il: _________________________________
Codice Fiscale: _________________________________
Residente in: _________________________________
Via/Piazza n.: _________________________________
C.A.P.: _________________________________
Telefono: _________________________________
E-mail: _________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): _________________________________
Rilasciato da: _________________________________ in data: _________________________________
CONFERISCE
procura speciale a
Nome e Cognome del delegato: _________________________________
Nato/a a: _________________________________ il: _________________________________
Codice Fiscale: _________________________________
Residente in: _________________________________
Via/Piazza n.: _________________________________
C.A.P.: _________________________________
Telefono: _________________________________
E-mail: _________________________________
Documento d’identità (tipo e numero): _________________________________
Rilasciato da: _________________________________ in data: _________________________________
affinché in nome e per conto del/la mandante possa:
– presentare istanze di accesso agli atti e/o documenti presso: Ente/Amministrazione/ Ufficio: _________________________________
– richiedere e ottenere copia, estratto o certificazione di documenti e atti amministrativi relativi a: _________________________________
– prendere visione degli atti, ritirare documenti, ricevere comunicazioni e notifiche;
– sottoscrivere ricevute, rilasciare dichiarazioni e sottoscrivere ogni documento necessario per l’espletamento della presente procura;
– ricevere informazioni, prendere appuntamenti e partecipare a eventuali incontri o accertamenti presso gli uffici competenti;
– presentare integrazioni documentali, memorie e ogni istanza connessa all’accesso agli atti;
– sporgere eventuali reclami o ricorsi amministrativi e firmare eventuali atti di autotutela, salvo diversamente specificato per iscritto.
La presente procura è valida per tutte le operazioni necessarie e utili al fine sopra indicato, fino al: _________________________________ (data di scadenza, se prevista).
Luogo: _________________________________
Data: _________________________________
Firma del/dei delegante/i: _________________________________
Accettazione del delegato:
Dichiaro di accettare la procura conferita e di svolgere gli incarichi nei limiti della stessa.
Firma del delegato: _________________________________
Data: _________________________________
Allegati:
Copia documento d’identità del/dei delegante/i: Sì ☐ No ☐
Copia documento d’identità del delegato: Sì ☐ No ☐
(Eventuali ulteriori allegati: _________________________________)