La procura per locazione immobile è un atto scritto con cui il proprietario delega a un’altra persona il potere di compiere, in suo nome e per suo conto, tutti gli atti necessari alla gestione e alla stipula di un contratto di locazione: firmare il contratto, registrarlo, riscuotere i canoni, rilasciare ricevute, gestire depositi e, se necessario, rappresentarlo davanti a uffici o tribunali per questioni connesse alla locazione. Serve a evitare la presenza diretta del proprietario, a rendere più agevole la gestione pratica e a chiarire per iscritto quali facoltà sono conferite all’intermediario; per essere efficace conviene che indichi esplicitamente i poteri conferiti, la durata e le eventuali limitazioni, e possa essere revocata o modificata secondo le norme vigenti.
Come scrivere una Procura per locazione immobile
La procura per la locazione di un immobile deve contenere con precisione e chiarezza tutti gli elementi identificativi delle parti, l’indicazione dettagliata dell’immobile oggetto dell’incarico e la definizione puntuale dei poteri conferiti: è fondamentale indicare nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita e residenza del mandante (o, se trattasi di persona giuridica, ragione sociale, partita IVA, sede legale e rappresentante legale con i relativi dati personali) così come i dati completi del mandatario, con riferimento esplicito ai documenti di identità e al codice fiscale che verranno utilizzati per l’esercizio della procura. L’immobile deve essere descritto in modo univoco mediante indirizzo completo e, ove possibile, dati catastali (foglio, particella, subalterno), eventuale riferimento al titolo di proprietà e alla superficie, in modo da evitare ambiguità sulla cosa cui si riferisce la procura. La procura dovrà contenere la finalità precisa, ad esempio la stipula di un contratto di locazione con indicazione del tipo di contratto consentito (contratto a canone libero, concordato, transitorio, locazione ad uso commerciale, ecc.), l’importo massimo del canone eventualmente autorizzato, la durata massima delle locazioni che il mandatario può contrarre e qualsiasi altro limite operativo che il mandante intenda porre.
Devono essere elencati in modo circostanziato i poteri attribuiti: la facoltà di negoziare e sottoscrivere il contratto di locazione e relativi atti accessori, proroghe, rinnovi o risoluzioni anticipate; la rappresentanza presso l’Agenzia delle Entrate per la registrazione del contratto e la presentazione dei modelli previsti (ad esempio il modello RLI), con autorizzazione a pagare imposte di registro e bolli, a firmare quietanze e ricevute per i canoni, a ricevere depositi cauzionali e a restituirli; la facoltà di incassare i canoni, di rilasciare liberatorie e certificazioni, di ricevere e consegnare le chiavi, di stipulare eventuali contratti di somministrazione o di appalto attinenti alla gestione dell’immobile, nonché di assumere obblighi per la gestione ordinaria e, se previsto, per la manutenzione. Se il mandatario dovrà svolgere attività che comportano facoltà di rappresentanza processuale o azioni giudiziarie (ad esempio procedere per sfratti o recupero crediti), la procura deve espressamente prevedere la procura alle liti o un’esplicita delega processuale, poiché la rappresentanza in giudizio richiede spesso una forma specifica o la nomina di un avvocato.
Occorrono indicazioni sulla durata della procura, con data di inizio e, se prevista, data di scadenza o condizioni di decadenza, nonché modalità di revoca. È utile precisare se il mandatario può nominare sostituti o subprocuratori, con quali limiti e condizioni, e se può delegare singoli atti. Vanno altresì definite eventuali limiti economici (ad esempio massimali di spesa o tetti per le obbligazioni che il mandatario può assumere) e obblighi di rendiconto al mandante, compresa la modalità di gestione e tenuta delle somme incassate. La procura deve essere sottoscritta dal mandante in presenza dei requisiti formali richiesti dalla legge: la forma scritta è generalmente obbligatoria, e in molti casi è consigliabile la sottoscrizione autenticata da notaio o l’atto pubblico per assicurare piena efficacia nei confronti di terzi; in caso di firme apposte all’estero potrebbero essere necessarie legalizzazioni o apostille. Va indicato luogo e data di sottoscrizione e allegati i documenti di identità e i titoli relativi alla proprietà o delega societaria quando pertinenti.
Infine è opportuno inserire clausole che disciplinino l’onorario o il rimborso spese del mandatario, la responsabilità per inadempimenti o danni, la prevalenza dell’originale sulla copia e la possibilità di registrare la procura agli effetti fiscali se richiesta per la registrazione del contratto di locazione. Considerata la possibile variabilità delle esigenze e delle forme richieste dalla normativa locale, è prudente far verificare il testo da un notaio o da un avvocato prima della sottoscrizione per garantire che la procura sia completa, valida e idonea agli usi cui è destinata.
Esempio Procura per locazione immobile
PROCURA SPECIALE PER LOCAZIONE DI IMMOBILE
Luogo: _________________
Data: _________________
Il/La sottoscritto/a
Nome e Cognome: _________________
Nato/a a: _________________
Il (data di nascita): _________________
Codice Fiscale: _________________
Residente in (via, n.): _________________
Documento d’identità (tipo e n.): _________________
Rilasciato da: _________________
In data: _________________
con la presente
CONFERISCE procura speciale a
Nome e Cognome del Procuratore: _________________
Nato/a a: _________________
Il (data di nascita): _________________
Codice Fiscale: _________________
Residente in (via, n.): _________________
Documento d’identità (tipo e n.): _________________
Rilasciato da: _________________
In data: _________________
affinché, in nome e per conto del/ della mandante, lo/la rappresenti e compia tutti gli atti necessari e opportuni relativi alla locazione dell’immobile di proprietà sito in:
Comune: _________________
Indirizzo (via, n.): _________________
Categoria catastale/identificativi catastali: _________________
Con i poteri, tra gli altri, di:
– stipulare, sottoscrivere, rinnovare, prorogare, modificare e risolvere contratti di locazione transitori e/o a uso abitativo e/o a uso commerciale relativi all’immobile sopra indicato; _________________
– concordare termini, canoni, modalità di pagamento, cauzioni, spese accessorie e garanzie; _________________
– versare e ricevere depositi cauzionali, rilasciare quietanze e ricevute; _________________
– provvedere alla registrazione e cancellazione dei contratti di locazione presso l’Agenzia delle Entrate e compiere ogni relativo adempimento fiscale e amministrativo; _________________
– incassare canoni, avviare e seguire eventuali procedure di sfratto per morosità, nonché promuovere e seguire azioni giudiziarie e stragiudiziali inerenti la locazione dell’immobile, nominando procuratori domiciliatari, avvocati e/o rappresentanti; _________________
– compiere tutti gli atti bancari, finanziari e amministrativi necessari per il compimento delle attività sopra indicate, compresa la sottoscrizione di quietanze, ricevute e documenti di natura fiscale; _________________
– sottoscrivere inventari, verbali di consegna e riconsegna, ricevute per danni o spese di ripristino; _________________
– comunicare e trattare con conduttori, agenzie immobiliari, gestori di servizi, amministratori condominiali, enti pubblici e privati per quanto attiene la locazione; _________________
– ricevere ed effettuare comunicazioni, notifiche e atti giudiziari connessi alla gestione della locazione; _________________
– compiere ogni altra attività, anche accessoria o strumentale, necessaria o utile per l’esecuzione della presente procura. _________________
Il/La procuratore/trice è autorizzato/a a rilasciare deleghe o sub procurare a terzi, salvo diversa indicazione scritta del/ della mandante: _________________
Durata della procura: La presente procura ha validità dal/dal giorno _________________ fino al giorno _________________, salvo revoca anticipata comunicata per iscritto. _________________
Accettazione del conferimento: Il/La sottoscritto/a dichiara di approvare espressamente i poteri conferiti, ai sensi e per gli effetti degli articoli 1387 e seguenti del Codice Civile.
Letto, approvato e sottoscritto.
Firma del/ della Mandante: _________________
Firma del/ della Procuratore/trice (accettazione): _________________
Testimoni:
1) Nome e Cognome: _________________ Documento (tipo e n.): _________________ Firma: _________________
2) Nome e Cognome: _________________ Documento (tipo e n.): _________________ Firma: _________________
Eventuale autenticazione notarile:
Notaio: _________________
Repertorio n.: _________________
Data: _________________
Firma e timbro: _________________